Bij informatie-uitwisseling rond arbeid tussen bedrijfsarts en zorgprofessional geldt als hoofdregel de voorwaarde van schriftelijke communicatie. Specifieke toestemming van de cliënt staat hierbij voorop. Om de samenwerking tussen artsen beter te laten verlopen, kan gewerkt worden met een medische machtiging. De cliënt geeft dan toestemming om de noodzakelijke informatie bij de behandelend zorgprofessional op te vragen. In de machtiging staan de algemene gegevens van de werknemer vermeld, de vaste gegevens staan al ingevuld. Vragen mogen mondeling worden beantwoord, maar de bedrijfsarts en de zorgprofessional moeten hiervan wel een aantekening van maken in het medisch dossier. Als aanvullend (mondeling) overleg tussen de artsen noodzakelijk is, moet vooraf om toestemming worden gevraagd. Dit is aanvullend op de eerdere machtiging die eerder door de cliënt is getekend.